Outlook Express 电子邮件管理秘技

angel_2 · 发表于 2006-2-2 09:01:42

一、备份Outlook Express 的邮件账号
为什么要备份帐呢？理由很简单，有时候把账号密码给忘了也是挺麻烦的事；或着是您在Outlook Express上面设定了多个使用者账号设定。但必需要注意的是底下所教的功能并不能一次把所有的账号密码通通备份，必需要分别一个个单独汇出或汇入。
首先，开启Outlook Express后，按一下最上面的「工具」在下拉选单里选择「账户」按一下，然后开启因特网账户的窗口后，按一下上面「邮件」的页签，然后在内容里按一下你的邮件账号反白，再按一下右边的「汇出」，然后在汇出因特网账号的窗口里，在「储存于」的地方下拉▼选择您所有储存的位置或磁盘，然后按下「确定」即可。(通常这预设的档名会与账号相同的「*.laf」檔。
汇入时只要在因特网账户的窗口按「汇入」把原来储存的档汇入即可。
二、备份Outlook Express 信件
有时候您的一些重要信件是需要备份的，Outlook Express的信件都是以「*.dbx」的扩展名形式存盘，存在计算机中的某一个数据夹里。要找出来其实很简单。
首先，开启Outlook Express后，按一下最上面的「工具」在下拉选单里选择「选项」，在选项的窗口里按一下上面「维护」的页签，然后按一下右方的「邮件数据夹」的按钮，开出邮件数据位置的小窗口后，把中间那一栏一长串的字反白后，按右键，选择「复制」，然后开启「我的计算机」在网址列上贴上刚才复制的那一长串字之后按下「Enter」或网址列旁的「移至」的按钮，开出邮件数据夹的窗口后，把里面所有的单项或是妳选择要储存的邮件点选复制到你要存放的位置即可。
要回复备份只要先复制你先前备份的邮件然后贴上你的这个数据夹的窗口里即可。
三、备份Outlook Express 通讯簿
开启Outlook Express 按下一左上角的「档案」下拉选单里选择「汇出」→「通讯簿」，然后在汇出通讯簿的窗口里，按一下「文本文件(逗点分隔)」然后按一下右侧的「汇出」，然后在CVS汇出的窗口里，按一下「浏览」选择你要储存的位置，按一下底下的「下一步」，在CVS的窗口里勾选你要备份的项目，然后按一下底下的「完成」就可以完成备份通讯簿了。这个备份的扩展名是.cvs 。
汇入时相反的步骤，把先前汇出的档案反过来汇入即可。
四、互通Outlook Express的通讯簿与Outlook联络人数据
使用刚才第三项的方法，就可以把Outlook Express通讯簿里面的数据给汇入Outlook的联络人里面去了。
五、Outlook Express多人共享(使用多个账号)
比如说，你hinet的邮件账号原本就预设在Outlook Express里面，此时您可以再把其它的电子邮件信箱也设定到Outlook Express里面，例如Pchome的电子信箱，但Yahoo的信箱除非您是有加大空间付费的不然无法设定在Outlook Express里面，要有另外外挂一个程序才行。有支持Outlook Express的网络信箱得要有支持POP3、SMTP的通讯协议才行。
开启Outlook Express 按下一左上角「档案」下拉选单里选择「身份」→「新增身份」，开启新识别身份窗口，请在空白栏内输入您新的「身份名称」，底下的「要求输入密码」这一个项目就看你要不要勾选，用意是在切换身份时得输入密码，然后按一下底下的「确定」。接下来会开出因特网联机精灵的窗口，请在空白栏内输入你想要的昵称，然后按下底下的「确定」。接下来开出的窗口请输入「电子信箱账号、密码、确认密码」，接下来开出来的窗口你得输入「内送、外送服务器地址」(这个服务器地址请参考网络邮件上网页上面的说明。比如pchome的电子邮件来说，先登入pchome的电子邮件之后，在画面的右方按一下「功能设定」的按钮，开出来下一页的画面下拉滚动条按一下「服务器地址」的连结之后就可以查知你的内收外送的服务器地址了。)
这一项设定，可以分别新增身份，增加好多个信箱。
使用时，开启Outlook Express 按下一左上角「档案」下拉选单里选择「切换身份」就可以选择你要开启的账号信箱了。
同时，也可以开启Outlook Express 按下一左上角「档案」下拉选单里选择「身份」→「管理身份」进行身份的管理。
六、不要再出卖你的朋友~~ 使用密件副本寄信
有时候当你收到一封mail时不知有没有注意到，可能你可以在信里面看到朋友的朋友、甚至是朋友的朋友的朋友的朋友等等一大长串账号名称，或许这也没有什么只是，当有心份子存心想利用时，那么垃圾邮件、广告邮件、病毒散播邮件也就理所当然了。
不论寄信、转寄信件，你可以在窗口最左上角，在「传送」信件之前，先按一下「收件者」三个字，会出现一个「选择收件者」的窗口，在窗口左边那一栏，先按住键盘上的Ctrl这个键，然后用鼠标逐一点选要传送的对象，选好之后，按一下中间的「密件副本」，所选择好的就会移动到右边这一栏，(有误选的可以在右边这一栏按右键选删除)，然后按下「确定」，就会回到原来要寄的那封信的内容，再按下「传送」就可以把信传到寄件夹了！
七、更改寄件者的名称
在设定邮件账号时，到处都要输入一堆账号、名称之类的，到底别人收到我们的信件时显示给对方看到的是什么名称？
开启Outlook Express 在上面按一下「工具」下拉选单上选「账户」开出因特网账户的窗口后，按一下上面「邮件」的页签，然后在内容里按一下你的邮件账号(比如说msa.hinet.net，就是@后面的那一串)然后按一下右边的「内容」按钮，然后在内容的窗口，在「一般」的页签里，中间附近有一个『名称』的那一栏，上面显示的就是别人收到你寄信时所显示的名称，你可以在这里更改你的所想要让收到信件者看到的名称了。
八、手动收发信件
Outlook Express 的默认值是每格几分钟就会自动收发信件，这种贴心的动作有时候反而是我们的困扰(比如说病毒的自动传送就是利用这种功能)所以我们就有需要改设成手动，当要收要发单独的操作。
开启Outlook Express 在上面按一下「工具」下拉选单上选「账户」开出因特网账户的窗口后，按一下上面「邮件」的页签，然后在内容里按一下你的邮件账号(比如说msa.hinet.net，就是@后面的那一串)然后按一下右边的「内容」按钮，然后在内容的窗口，在「一般」的页签里，把底下「接收邮件或同步处理时包含这个账户」给勾选起来，然后关闭对话窗口，回到Outlook Express的主窗口只要按下上面『接收/传送』旁的▼，下拉选单就可以选要接收或传送了。
这个还有另一个方法，开启Outlook Express 在上面按一下「工具」下拉选单上选「选项」然后在开启的选项的窗口上，按一下上面「一般」的页签，把「启动时传送及接收邮件」「每格××分钟传送及接收邮件」这两个项目不要勾选，然后切换到「传送」的页签，把「立即传送邮件」这项也不要勾选，再按下底下的套用，就不会自动的接收及传送邮件了。
九、定期压缩信件匣

有时候开启Outlook Express不是当机就是启动的很慢，这原因就是收件匣存了太多的信件了，每次开启时系统就得大费周章的去读取那庞大那么多的信件的关系，所以平常除了要经常的清理删除信件之外，还得把「删除的邮件」这个数据夹里清空，同时虽然有清空删除了，但系统空间还是没释放出来，所以不但浪费空间，也使得效能低落，经过「压缩」后就能提高Outlook Express的效能了。
开启Outlook Express之后，按一下左上角的「档案」→「数据夹」→「压缩所有数据夹」，Outlook Express就会进行压缩的动作。(这个动作并不是把信件压缩，只是把空间压缩整理而已，并不会影响到尔后读取邮件的动作)
另，还可以设系统自动压缩的功能：开启Outlook Express 在上面按一下「工具」下拉选单上选「选项」然后在开启的选项的窗口上，按一下上面「维护」的页签，中间有一栏『浪费空间达××%便压缩档案，这个项目假使你的信件夹空间很大，可把数值改成5~10%即可。
十、无法开启Outlook Express的附加档案
如果你的Outlook Express在6.0的版本，在收到有附加档案无法开启时，这原本是Outlook Express的一项贴心的保护行为，通常新安装好时预设的就是这项数值，所以才会有附加档案无法开启的情形。
开启Outlook Express 在上面按一下「工具」下拉选单上选「选项」，然后在选项的窗口上按一下「安全性」的页签，先点选「受限制的网站区域(较安全)」这一项，然后勾选「在其它应用程序试图以我的名义传送电子邮件时警告我」，然后取消「在附件有可能有病毒时不允许储存或开启」的选项，然后按一下底下的「套用」再按下「确定」关闭窗口。
十一、转寄信件时不会出现「>」的符号
有时候我们收到一些文章内容不错的信件时，常常会为了每一行的开头附带了一堆的「>>>>>」这种三角型符号，实在碍眼。
开启Outlook Express 在上面按一下「工具」下拉选单上选「选项」，然后在选项的窗口上按一下「传送」的页签，然后按一下右下角的「纯文字设定」的按钮，在开出来的纯文字设定的窗口，把「回复或转寄时须将原期法函内缩并附加符号」的选项取消即可。
十二、如何避免Outlook Express乱码信
开启Outlook Express 在上面按一下「工具」下拉选单上选「选项」，然后在选项的窗口上按一下「传送」的页签，然后按一下右下角的「HTML设定」的按钮，在开出来的「国际传送设定(HTML传送设定)」的窗口上，下拉▼箭头选择「繁体中文Big5」，然后勾选「回信时标题永远使用英文」再按下「确定」即可。
开启Outlook Express 在上面按一下「工具」下拉选单上选「选项」，然后在选项的窗口上按一下「阅读」的页签，然后按一下最底下的「字型」的按钮，开出字型的对话窗口后，在字型设定这一栏拉动滚动条找到「繁体中文」的项目按一下鼠标左键反白，然后再按一下右下「设成默认值」，再按下最底下的「确定」。然后回到选项的窗口按下右下的「国别设定」，开出国际阅读设定的窗口，预设编码这一栏应该是繁体中文Big5，然后勾选「所有内收的邮件都使用预设编码」然后按下底下的「确定」即可。
假如是自己收到乱码信的时候，你可以试着按一下最上面的「检视」→「编码」，然后选择「繁体中文」即可。
十三、遇到Outlook Express寄件备份功能无法使用
Outlook Express不论在寄信、转寄、回复信件时，预设会将寄出的信件备份在「寄件备份」中，当这个数据夹不能使用时有可能会彷碍到Outlook Express的正常使用。你可以尝试着按照先前第九项步骤压缩所有的数据夹，假使还是无法使用。
请先开启Outlook Express 在上面按一下「工具」下拉选单上选「传送」的页签，检查一下「在[寄件备份]数据夹储存邮件备份」是否有勾选。当然，假如数据夹没有毁损，你也可以选择不勾选这项功能。问题是你必须要使用这项功能但数据夹又毁损，那么请先开启Outlook Express后，按一下最上面的「工具」在下拉选单里选择「选项」，在选项的窗口里按一下上面「维护」的页签，然后按一下右方的「邮件数据夹」的按钮，开出邮件数据位置的小窗口后，把中间那一栏一长串的字反白后，按右键，选择「复制」，然后开启「我的计算机」在网址列上贴上刚才复制的那一长串字之后按下「Enter」或网址列旁的「移至」的按钮，开出邮件数据夹的窗口后，把「寄件备份.dbx」这个档案删除，然后关闭窗口，再关闭Outlook Express的程序，重新启动Outlook Express系统会重新修补一个新的「寄件备份」的资料夹。(但值得注意的是经过删除后，你原先存在寄件备份的邮件都会不见了)
十四、收到新邮件时的提醒音效
开启Outlook Express 在上面按一下「工具」下拉选单上选「选项」，然后在选项的窗口上按一下「一般」的页签，检查一下中间「新邮件送达时播放音效」的项目有没有勾选，你要有音效提醒就勾选，不要音效提醒就不要勾选。当然你假如对预设的音效不满意你也可以自行更换，请从桌面最左下角「开始」→「控制台」开启「声音及音讯装置」，然后在声音及音讯装置内容的窗口上，中间的内容下拉滚动条，找到「新邮件通知」的项目按一下鼠标左键点选，然后在最底下下拉▼，选择你的的项目，或先按「浏览」找到想要的音效项目，再按下最底下的「确定」即可。
十五、如何两台计算机都可以用Outlook Express收相同账号的信
举个例子，比如说你公司、家中都各有计算机，但假使你在家中把信收了，等到了公司就收不到信了，这时该怎么办？其实也粉简单，只要设定好「邮件服务器备份」就好了。(只要是使用Outlook Express收信，有设定多个身份(好几个账号)都可以分别套用接下来的方法)
比如家中的计算机，开启Outlook Express 在上面按一下「工具」下拉选单上选「账户」开出因特网账户的窗口后，按一下上面「邮件」的页签，然后在内容里按一下你的邮件账号(比如说msa.hinet.net，就是@后面的那一串)然后按一下右边的「内容」按钮，然后在内容的窗口，按一下上面「进阶」的页签，然后最底下那一栏上，把「在服务器保留邮件备份」的选项勾选，然后按一下底下的「套用」再按「确定」关闭窗口，如此在家中把信收完了，等到了公司就照样可以收到信件了。
※※这个情形，要分开来说，假设你家中有做这个设定，公司的并没有做这个设定，那么公司的计算机先收信，回到家里就无法收到信了，只能在家中的先收，到公司才会相同的收到信；如果你家中跟公司两台都做了相同的设定，这么一来，信件会一直保留在邮件服务器上面无法清空也会造成一个困扰，这时候在做刚才所教的设定时，底下还有一项「移除××天后的邮件备份」给勾选起来，同时并设定所要保留的天数，一般来说最好不要超过三天，以免信箱被挤爆。※※
十六、把收到的信件放到特定的数据夹
什么是把信件放到特定的数据夹，比如说A君常常寄信给妳，一般我们用Outlook Express在收信时，都是收到「收信夹」的数据夹里，但，如果你收到很多人寄信给妳，如此一来，收件夹里面就很杂乱无章，信件也不易整理分类，所以我们要在收信的同时，自动一边收信一边就分类整理，放到特定的资料夹去，整理的好，那么当你收到未经整理过的寄件者的信，只会收到一般的「收件夹」里面去了，这时候我们删除一些广告信、垃圾信就容易的多了。假设，现在有A,B,C,D,E,君共有五位经常寄信给你，那么你要把这五位的信件指定成特定的数据夹，底下请分别按照方法设定「特定的数据夹」
开启Outlook Express请在左边上面找到「本机数据夹」在上面按一下右键，从快速选单里按一下「新数据夹」，然后开出「建立数据夹」的窗口，请在「建立数据夹名称」这一栏里输入名称，比如说「A君」，然后按一下确定，此时在主窗口里，你会发现「本机资料夹」底下已经多出一个名称叫「A君」的数据夹，然后在Outlook Express的内容里找出A君寄给你的信，在信的主旨上按一下左键，使这封信反白，然后按一下最上面的「邮件」→「从邮件建立规则」，然后在「新邮件规则」的窗口里，第1栏，请勾选「寄件者包含人员」，第2栏，勾选「移到指定的数据夹」，第3栏，你会看到「在邮件寄到之后套用此规则，寄件者包含xxxx @ xxx.xxx.xxx，然后请在下面一行，按一下移至「指定的」数据夹，然后开出「移动」的窗口，请在刚才新增「A君」的数据夹上按一下鼠标左键，再按一下右侧的「确定」。如此一来以后所有关于A君寄给你的信就会自动的归类到「A君」的数据夹里面。然后按照这个方法依次建立B君的数据夹与新的邮件规则、C君、D君、E君，等等都是按照这个方法分别进行。
另外要说明的是，假如，A君这个人同时有可能有分别不同的好几个邮件账号会寄信给你，此时你只要重复从「邮件」→「建立邮件规则」开始把所有关于A君所寄的信都设定邮件规则把收到的信都自动的移到「A君」的数据夹里面去。
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